Comment faire une VAE, étape par étape

La VAE se déroule en cinq étapes principales : choisir la certification visée, déposer une demande de recevabilité, se faire accompagner, rédiger le dossier de validation, puis passer devant un jury. Le parcours dure en moyenne 8 à 12 mois. Il peut se conduire en parallèle d’une activité professionnelle, à condition d’anticiper les phases de rédaction, qui exigent un investissement personnel significatif.

Ce qu’est la VAE

La validation des acquis de l’expérience permet d’obtenir tout ou partie d’une certification professionnelle inscrite au RNCP sans suivre une formation. Elle repose sur la démonstration que votre expérience — salariée, non salariée, bénévole ou aidante — correspond aux compétences attendues par le référentiel. Pour une présentation complète du dispositif, consultez notre page [Qu’est-ce que la VAE ?].

Étape 1 — Choisir la bonne certification

Le choix de la certification est la décision la plus structurante de tout le parcours. Un dossier bien rédigé sur la mauvaise certification aboutit à une validation partielle, voire à un refus.

Le registre national des certifications professionnelles, consultable sur France Compétences, recense l’ensemble des certifications accessibles par VAE. Chaque fiche RNCP détaille les blocs de compétences attendus, le niveau de qualification (de 3 à 8) et les modalités d’évaluation. Lisez ces fiches avant de vous engager : votre expérience doit couvrir l’essentiel du référentiel, pas seulement son intitulé.

Étape 2 — Déposer la demande de recevabilité

La recevabilité conditionne l’accès à la suite du parcours. Pour y prétendre, le candidat doit justifier d’au moins un an d’expérience en lien avec la certification visée (article L. 6411-1 du Code du travail). Cette durée s’apprécie en équivalent temps plein et peut être constituée sur plusieurs expériences cumulées.

La demande s’effectue auprès de l’organisme certificateur via le livret 1 — anciennement appelé Cerfa — ou, dans le cadre de France VAE, directement sur la plateforme numérique dédiée. Le dossier décrit les activités exercées et le temps consacré à chacune.

Étape 3 — Se faire accompagner

L’accompagnement n’est pas obligatoire, mais les données disponibles montrent un écart de réussite significatif entre les candidats accompagnés et ceux qui ne le sont pas. La majorité des candidats y recourt.

L’accompagnateur — qui doit exercer au sein d’un organisme certifié Qualiopi pour VAE — aide le candidat à analyser son expérience, à identifier les situations professionnelles pertinentes et à structurer le livret 2 en regard du référentiel. Il ne rédige pas à la place du candidat. Le dossier final doit refléter la réalité du parcours du candidat, dans ses propres termes.

Étape 4 — Rédiger le livret 2

Le livret 2 est le document central du parcours. C’est là que le candidat démontre, bloc de compétences par bloc de compétences, que son expérience correspond au référentiel.

Le jury n’attend pas un récit de carrière ni une liste de postes occupés. Il attend des descriptions précises de situations professionnelles réelles : quel était le contexte, quelles actions ont été menées, pour quelle raison, avec quel résultat.

• Chaque bloc de compétences doit être illustré par au moins une situation vécue, suffisamment détaillée pour être évaluée.
• Les preuves documentaires renforcent le dossier : fiches de poste, attestations employeur, livrables produits dans le cadre du travail, procédures rédigées, photos de chantier selon le secteur.
• Les jurys sont composés de professionnels du secteur. Ils détectent rapidement les dossiers génériques ou les situations reformulées depuis des fiches de poste standard.

Ce que le jury lit — et ce qu’il ne veut pas lire

La différence entre un dossier accepté et un dossier insuffisant tient souvent à la façon dont les situations sont décrites, pas à la richesse réelle du parcours.

Exemple de situation mal rédigée :

« Dans le cadre de mes fonctions de responsable logistique, j’ai géré les flux entrants et sortants de l’entrepôt, coordonné les équipes et veillé au respect des procédures. »

Cette formulation est trop générale. Elle décrit un poste, pas une situation. Le jury ne peut pas évaluer ce que le candidat a réellement fait, dans quel contexte précis, ni avec quel niveau d’autonomie.

Exemple de situation correctement rédigée :

« En octobre 2022, l’entrepôt a connu une rupture de stock imprévue sur trois références stratégiques suite à un retard fournisseur. J’ai réorganisé les plannings de préparation de commandes pour prioriser les expéditions clients sous contrat, identifié un fournisseur alternatif pour deux des trois références, et mis en place un système d’alerte hebdomadaire pour anticiper ce type de situation. Le taux de rupture client a été ramené à zéro sur le trimestre suivant. »

Cette formulation identifie un contexte daté, une difficulté concrète, les actions prises et leur résultat mesurable. C’est ce niveau de précision que le jury cherche.

La structure recommandée pour chaque situation — parfois appelée méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) — n’est pas une contrainte formelle imposée par la réglementation, mais elle correspond à ce que les jurys attendent dans la quasi-totalité des référentiels. L’accompagnateur vous aidera à structurer vos situations selon ce modèle.

Un livret 2 solide comporte généralement entre 40 et 80 pages selon le niveau de certification et le nombre de blocs de compétences. La longueur n’est pas un critère en soi : un dossier court avec des situations précises vaut mieux qu’un dossier long avec des généralités.

Comptez deux à quatre mois pour rédiger un livret 2 sérieux, selon la complexité du référentiel et le volume d’expérience à documenter.

Étape 5 — Passer devant le jury

Une fois le livret 2 déposé et instruit, le candidat est convoqué devant un jury paritaire composé de professionnels et, selon la certification, d’enseignants ou de formateurs. L’entretien dure généralement entre 30 et 60 minutes.

L’entretien porte sur le contenu du dossier. Le jury demande au candidat de développer certaines situations, de préciser des choix, d’expliciter des pratiques.

Trois décisions sont possibles :

• Validation totale : la certification est délivrée dans son intégralité.
• Validation partielle : certains blocs de compétences sont validés, d’autres non. Le candidat dispose de cinq ans pour compléter les blocs manquants par une nouvelle session ou par formation complémentaire.
• Refus : le dossier ne répond pas aux exigences du référentiel.

Selon les données de la DARES (publication 2023 sur les résultats de la VAE), le taux de validation totale parmi les candidats qui se présentent effectivement devant le jury est d’environ 60 %.

Préparer l’entretien jury

L’entretien n’est pas un oral de rattrapage ni un examen sur des connaissances théoriques. C’est un échange entre professionnels. Le jury a lu votre dossier avant de vous recevoir. Il va vous demander de préciser, d’approfondir, parfois de justifier certains choix décrits dans le livret 2.

Ce que le jury cherche à évaluer

Le jury vérifie deux choses principales : que les situations décrites sont réelles, et que le candidat comprend ce qu’il a fait — c’est-à-dire qu’il est capable d’expliquer ses pratiques au-delà de la formulation écrite du dossier. Un candidat qui récite son dossier mot pour mot sans pouvoir l’approfondir crée un doute. Un candidat qui reformule, contextualise et illustre avec des détails absents du dossier rassure.

Préparer concrètement

Relisez votre livret 2 plusieurs fois avant l’entretien — non pas pour le mémoriser, mais pour retrouver mentalement les situations que vous avez décrites. Pour chaque situation, posez-vous les questions suivantes : pourquoi avez-vous fait ce choix plutôt qu’un autre ? Qu’est-ce qui était difficile ? Qu’auriez-vous fait différemment ? Ces questions ne figurent pas dans le dossier, mais le jury peut les poser.

Anticipez les zones de fragilité de votre dossier : les blocs pour lesquels vous n’avez qu’une seule situation, les périodes d’activité peu documentées, les compétences que vous maîtrisez mais pour lesquelles vous avez peu de preuves tangibles. Ce sont les points sur lesquels le jury peut chercher à creuser.

Préparez un ou deux exemples supplémentaires pour chaque bloc de compétences, non inclus dans le dossier. Si le jury vous demande un autre exemple que celui décrit dans le livret 2, avoir une situation complémentaire prête renforce votre crédibilité.

Le déroulé le jour J

L’entretien se tient dans les locaux du certificateur ou, selon les organismes, en visioconférence. La convocation précise le format. Le jury est généralement composé de deux à trois personnes. L’un d’eux a souvent le rôle de rapporteur — c’est lui qui a lu votre dossier en détail.

L’entretien commence souvent par une présentation de votre parcours (cinq minutes environ). Restez factuel, ne répétez pas le dossier, et privilégiez les éléments qui illustrent votre trajectoire professionnelle réelle. Ensuite, le jury pose ses questions, généralement organisées bloc par bloc.

À la fin de l’entretien, le jury délibère hors de votre présence. La décision est communiquée soit le jour même, soit par courrier dans les semaines suivantes selon les certificateurs.

Durées indicatives par phase

Ces délais varient selon l’organisme certificateur. Certains organisent des sessions de jury plusieurs fois par an, d’autres une seule fois. Renseignez-vous sur ce calendrier avant de vous engager.

Points de vigilance

Le choix de la certification conditionne tout. Un écart trop important entre l’expérience réelle et le référentiel produit inévitablement une validation partielle, même avec un dossier techniquement bien rédigé. Le temps passé à comparer plusieurs certifications en amont n’est jamais du temps perdu.

Le livret 2 n’est pas un CV long format. Les candidats qui rédigent leur dossier comme un bilan de carrière passent à côté de ce que le jury cherche. L’enjeu n’est pas de raconter ce qu’on a fait, mais de démontrer que les compétences du référentiel ont été mises en œuvre dans des situations concrètes et documentables.

Les délais réels dépassent souvent les délais légaux. Entre la convocation du jury et la notification officielle du résultat, plusieurs semaines supplémentaires peuvent s’écouler. Anticipez si la validation conditionne une évolution de poste ou une négociation salariale.*

Vérifiez la validité RNCP de la certification visée avant de vous engager. Les certifications inscrites au RNCP ont une durée de validité limitée. Certaines sont en cours de renouvellement ou d’instruction au moment où vous engagez votre parcours. Si la fiche RNCP expire avant que vous passiez le jury, la certification peut ne plus être délivrable. La date d’échéance de chaque fiche est indiquée sur le site de France Compétences. Vérifiez-la systématiquement, et demandez à l’organisme certificateur quelle est la procédure en cas de renouvellement en cours.

Les délais de convocation jury varient fortement selon les certificateurs. Certains organisent des sessions trimestrielles, d’autres une seule session par an. Un dossier déposé en fin de période peut entraîner une attente de plusieurs mois avant la convocation. Renseignez-vous sur le calendrier des jurys avant de commencer votre parcours — pas uniquement sur les délais légaux d’instruction.